Hoe kan ik een e-mail opstellen in Cavalato?
Hoe kan ik een e-mail opstellen in Cavalato?
Je kunt in Cavalato een nieuwe e-mail opstellen naar jouw contactpersoon door in het gewenste dossier naar de tab "Communicatie" te gaan.
Het versturen en ontvangen van e-mails gebeurt via de eigen mailserver van de klant. De geïntegreerde mailbox dient dus eerst geactiveerd te worden voordat de inkomende of uitgaande communicatie ontvangen en/of verzonden kan worden.
Op deze pagina vind je een overzicht van de reeds ontvangen en/of verzonden communicaties in dit specifieke dossier. Druk op de knop 'Nieuw' om een nieuwe communicatie aan te maken.
Bij het aanmaken van een communicatie vullen we automatisch de huidige datum en het huidige uur in. Wil je de communicatie in de toekomst versturen? Pas deze waarden dan gerust aan.
Bij 'Communicatietemplate' kun je de reeds aangemaakte templates voor jouw specifieke omgeving terugvinden. Selecteer de gewenste template uit het dropdownmenu.
Bij richting kun je aanduiden of het om een inkomende of uitgaande communicatie gaat. Aangezien we een e-mail willen versturen, kiezen we hier voor 'uitgaand'.
Bij 'Relatie' kun je in het dropdownmenu een overzicht vinden van de gekoppelde relaties voor dit specifieke dossier. Kies de gewenste relatie of selecteer een andere indien je handmatig een e-mailadres wilt invoeren.
Bij het aanmaken van jouw communicatietemplate krijg je de mogelijkheid om een standaardpartij aan te duiden. Kies je bij het aanmaken bijvoorbeeld voor partij = bestuurder, dan vullen we bij het selecteren van de template automatisch het e-mailadres van de bestuurder in.
Bij 'Type' kan je aanduiden over welk soort communicatie dit gaat. Je kan hier kiezen tussen e-mail, sms of telefoon. Standaard selecteren we hier e-mail. Dit type kan ook bepaald worden bij het aanmaken van een communicatietemplate.
Alle velden ingevuld? Dan kun je optioneel nog enkele bijlage(n) toevoegen indien gewenst.
We werken in Cavalato met een maximale grootte van het mailbestand van 3,5 MB. Deze limiet kan niet verhoogd worden.
Alles nog eens nagekeken? Druk dan op de knop 'Verstuur' om de e-mail te verzenden. Heb je een communicatie aangemaakt die in de toekomst verzonden moet worden? Dan zie je hier een knop 'Plan' staan.
Van zodra de e-mail is verzonden, zal deze worden toegevoegd aan de lijst met communicaties in het dossier.
Door op de communicatie te klikken, kun je de e-mail nog eens bekijken. We tonen hier het e-mailadres van de ontvanger, wanneer de e-mail werd verzonden, het onderwerp, de (eventuele) bijlage(n) en de inhoud van de e-mail.
