Hoe werkt de mailbox in Cavalato?
Wist je dat je in Cavalato de mogelijkheid hebt om jouw mailbox te koppelen? Zo kan je snel en makkelijk mails toewijzen aan een dossier zonder dat je deze dient te verslepen.
Hoe dit juist in zijn werk gaat, leggen we je uit in het volgende artikel.
Hoe moet ik mijn mailbox instellen?
Neem hiervoor contact op met onze helpdesk via support@carscan.be . Wij helpen je graag verder met de juiste configuratie. Neem ook alvast even contact op met jouw interne IT-dienst. We hebben hen nodig om de configuratie in te kunnen stellen.
Mijn mailbox is gekoppeld, wat is de volgende stap?
Werd jouw mailbox succesvol gekoppeld? Super! Het moeilijkste gedeelte is nu achter de rug. We laten je hieronder zien waar je de mails kan terugvinden en hoe je deze kan importeren in jouw dossiers. Kijk je even mee?
Bekijk je deze FAQ liever in de uitgeschreven versie. Scrol dan verder door naar beneden.
Hoe importeer ik een e-mail vanuit mijn mailbox?
De geïntegreerde mailbox kan je, in Cavalato, terugvinden onder de tab 'Communicatie'. Er kan één mailbox per locatie gekoppeld worden.
We tonen hier een overzicht van de laatste ongelezen e-mails.
Via de zoekfilters heb je de mogelijkheid om te zoeken op het onderwerp of de afzender van de e-mail.
Standaard tonen we je jou een overzicht van de ongelezen e-mails. Wil je een e-mail importeren die toch reeds gelezen werd? Vink het onderstaande vinkje dan uit en druk op de knop 'Zoek' om een overzicht te krijgen van alle e-mails.
Je kan een e-mail openen/lezen door op de lijn te drukken.
Bij het openen van de e-mail zal je een overzicht krijgen van de naam van de afzender, de datum wanneer de e-mail werd verzonden, het onderwerp van de e-mail, de (optionele) bijlages en het bericht van de e-mail.Van zodra je een e-mail hebt geopend, plaatsen we de e-mail standaard op 'Gelezen'. Wens je een gelezen e-mail toch terug te markeren als ongelezen? Druk dan op onderstaande knop.
Indien je de e-mail wenst te importeren in een dossier, kan je op onderstaande knop drukken.
Na te drukken op de knop zal er automatisch een scherm openspringen met extra filters. Je kan hier filteren op bijvoorbeeld het dossier of de nummerplaat. Onder de ... kan je nog extra zoekfilters terugvinden.
Op basis van de zoekfilters zal je een overzicht krijgen van de dossiers die voldoen aan jouw zoekcriteria. Klik op het gewenste dossier om de e-mail te importeren
Het importeren van een e-mail kan niet ongedaan worden (ook niet door onze helpdesk). Het is ook niet mogelijk om de gekoppelde communicatie uit een dossier te verwijderen.
Na het importeren van de e-mail zal automatisch het dossier, waarin je de e-mail hebt geïmporteerd, geopend worden.
De e-mail (het bericht) kan je terugvinden onder de tab "Communicatie" van het dossier.
De (optionele) bijlages worden automatisch in de "Documenten"map in het dossier geplaatst. Je kan hier zowel afbeeldingen (png, jpg, ...) als pdf documenten, excel, ... terugvinden die gekoppeld werden als bijlagen aan de geïmporteerde e-mail.
