Comment fonctionne la chronologie dans le dossier ?
Comment fonctionne la chronologie dans le dossier ?
La chronologie se trouve en haut de chaque dossier que vous avez créé.
La chronologie comprend toujours les statuts principaux suivants : Nouveau, Organiser, Devis, En cours, Pas de réparation, Finalisation et Fini.
Lors de la création d’un nouveau dossier, celui-ci recevra automatiquement le statut Nouveau.
Vous préférez créer un dossier avec un autre statut ? C’est possible ! Choisissez le statut souhaité dans le menu déroulant. Par défaut, ce menu est défini sur le statut Nouveau.
Sous le statut principal Organiser, vous trouverez les sous-statuts suivants : Client contacté, Rendez-vous pour devis, Rendez-vous pour réparation, Pièces commandées et Pièces livrées. Nous cochons automatiquement les cases 'Rendez-vous pour devis' et 'Rendez-vous pour réparation' dès qu’une date et une heure sont renseignées dans le dossier.
Avez-vous envoyé une commande à votre fournisseur ? Nous cochons alors automatiquement la case 'Pièces commandées'. Dès que la commande est entièrement reçue, nous cochons également automatiquement le statut 'Pièces livrées'.
Pour certains sous-statuts, une flèche apparaîtra. En cliquant dessus, vous serez automatiquement redirigé vers l’écran de communication.
Le statut principal du dossier sera automatiquement mis à jour en fonction des cases que vous avez cochées. Nous affichons également toujours ce statut principal dans la liste des dossiers.
Sous le statut principal Devis, vous trouverez les sous-statuts suivants : Véhicule présent pour inspection, Devis créé , Devis déposé/en analyse, Calcul final soumis, Devis approuvé, Devis cloturé et PV Informex reçu.
Ces statuts peuvent être cochés manuellement afin de suivre facilement l’état de votre devis.
Consultez également notre FAQ supplémentaire concernant le sous-statut ' Devis créé ' pour bien comprendre son fonctionnement.
Sous l’onglet En cours, vous trouverez les statuts suivants : Véhicule entré, Réparation commencée, Réparation terminée et Contrôle effectué. Les statuts 'Véhicule entré' et 'Réparation commencée' sont cochés automatiquement par le système. 'Véhicule entré' est coché dès qu’une date est renseignée dans le champ 'date d’entrée'.
Dès qu’un enregistrement est effectué dans le suivi du temps, la case 'Réparation commencée' sera également cochée.
Sous le statut principal Pas de réparation, vous trouverez les sous-statuts suivants : Décision du client et Perte totale.
Sous l’onglet Finalisation, vous trouverez les statuts suivants : Contrôle paiement, Prêt à facturer, Facturé, Véhicule retourné, Véhicule de remplacement retourné.
Nous cochons automatiquement le statut 'Véhicule retourné' dès qu’une date de livraison est renseignée dans le dossier.
Toutes les étapes sont complétées ? Vous pouvez alors marquer le dossier comme Fini. Avant de pouvoir clôturer un dossier et/ou le placer dans les archives, celui-ci doit remplir toutes les conditions. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans cet article.
Dès que vous placez un dossier au statut 'Fermé' ou dans les 'Archives', Cavalato vérifiera s'il y a encore une réservation en attente pour un véhicule de remplacement. Si la location n'a pas été démarrée, la réservation de location sera automatiquement supprimée lors du marquage comme 'Fermé'/'Archivé'. Ces informations ne peuvent pas être récupérées.