Comment créer un e-mail dans Cavalato ?
Comment créer un e-mail dans Cavalato ?
Dans Cavalato, vous pouvez créer un nouvel e-mail à l'attention de votre contact en vous rendant dans l'onglet "Communication" du dossier souhaité.
L'envoi et la réception d'e-mails s'effectuent via le serveur de mail propre au client. La boîte mail intégrée doit donc d'abord être activée avant que les communications entrantes ou sortantes puissent être reçues et/ou envoyées.
Sur cette page, vous trouverez un aperçu des communications déjà reçues et/ou envoyées dans ce dossier spécifique. Appuyez sur le bouton 'Nouveau' pour créer une nouvelle communication.
Lors de la création d'une communication, nous remplissons automatiquement la date et l'heure actuelles. Vous souhaitez envoyer la communication à une date ultérieure ? N'hésitez pas à modifier ces valeurs.
Sous "Template de communication" , vous trouverez les templates déjà créés pour votre environnement spécifique. Sélectionnez le template souhaité dans le menu déroulant.
Sous "Direction", vous pouvez indiquer s'il s'agit d'une communication entrante ou sortante. Comme nous voulons envoyer un e-mail, nous choisissons ici 'sortant'.
Sous "Tiers", vous trouverez dans le menu déroulant un aperçu des relations associées à ce dossier spécifique. Choisissez la relation souhaitée ou sélectionnez-en une autre si vous souhaitez saisir manuellement une adresse e-mail.
Lors de la création de votre template de communication, vous avez la possibilité d'indiquer une partie standard. Si, lors de la création, vous choisissez par exemple partie = administrateur, nous remplissons automatiquement l'adresse e-mail de l'administrateur lors de la sélection du template.
Sous 'Type', vous pouvez indiquer le type de communication concerné. Vous avez le choix entre e-mail, SMS ou téléphone. Par défaut, nous sélectionnons ici l'e-mail. Ce type peut également être défini lors de la création d'un template de communication.
Tous les champs sont remplis ? Vous pouvez alors ajouter une ou plusieurs pièces jointes si vous le souhaitez.
Dans Cavalato, nous travaillons avec une taille maximale de fichier mail de 3,5 Mo. Cette limite ne peut pas être augmentée.
Tout est vérifié ? Appuyez alors sur le bouton 'Envoyer' pour envoyer l'e-mail. Vous avez créé une communication qui doit être envoyée à une date ultérieure ? Vous verrez alors apparaître ici un bouton 'Planifier'.
Une fois l'e-mail envoyé, il sera ajouté à la liste des communications dans le dossier.
En cliquant sur la communication, vous pouvez consulter à nouveau l'e-mail. Nous affichons ici l'adresse e-mail du destinataire, la date d'envoi de l'e-mail, l'objet, la ou les pièces jointes (le cas échéant) et le contenu de l'e-mail.
