Comment créer un nouveau template de communication ?
Au début de l’utilisation de Cavalato, quelques templates standard ont été créés que vous pouvez utiliser lors de l’envoi d’une communication. Vous souhaitez modifier un template ou en ajouter un nouveau ? Nous vous expliquons dans cet article comment procéder.
Comment créer un nouveau template de communication ?
Dans cet article, nous vous montrons comment créer un nouveau template de communication ou modifier un template existant.
Vous pouvez retrouver les templates en allant dans Cavalato sur "Système" - " Templates de communication".
Sur cette page, vous trouverez un aperçu des templates déjà créés. Vous souhaitez modifier quelque chose ? Cliquez sur le template désiré.
Nous offrons également la possibilité de créer des templates supplémentaires. Vous pouvez créer un nouveau template en cliquant sur le bouton 'Créer'.
Sous 'Nom', vous pouvez donner un nom à votre template. Ce nom est uniquement destiné à un usage interne et ne sera pas visible par votre client.
Sous « Contexte », vous verrez un menu déroulant. Vous pouvez y indiquer quand le template doit être affiché. Par exemple, si vous choisissez « Dossier », le template ne sera visible que lors de l’envoi d’une communication via le dossier. Si vous envoyez une communication via l’écran de facturation, le template ne sera pas proposé.
Sous 'Titre', vous pouvez saisir l’objet de votre communication. Nous offrons également la possibilité d’ajouter une traduction française et anglaise.
Dans le champ ci-dessous, vous pouvez saisir le texte souhaité. Vous pouvez également utiliser des tags pour remplir automatiquement certaines informations provenant du dossier, de la facture, etc.
Derrière les boutons bleus se trouvent les tags. Via le menu déroulant, vous pouvez modifier la liste des tags en fonction des onglets du dossier.
Par exemple, en cliquant sur le bouton 'Code radio', cette tab sera automatiquement récupérée et affichée comme dans l’exemple ci-dessous.
Astuce ! Saviez-vous que vous pouvez également retrouver une liste complète de balises dans notre FAQ ? Cliquez ici pour accéder directement à l’article correspondant.
Une fois le texte souhaité (et éventuellement les traductions) complété, vous pouvez configurer des options supplémentaires en bas de la page. Sous 'Type', 'Email' est configuré par défaut. Vous pouvez également choisir 'SMS' si le template doit être envoyé par SMS.
Sous 'Relation', vous pouvez définir une relation 'fixe'. Par exemple, vous pouvez configurer que la communication soit envoyée par défaut au 'Conducteur'.
Si vous utilisez le template dans un dossier, l’adresse e-mail / le numéro de téléphone du conducteur sera automatiquement rempli. Bien sûr, vous pouvez toujours le modifier manuellement si la communication doit être envoyée à une autre personne.
Nous offrons également la possibilité de définir une adresse e-mail CC et/ou BCC fixe. De cette façon, vous pouvez configurer qu’une communication spécifique soit toujours envoyée à une adresse CC ou BCC.
Par exemple, vous pouvez configurer l’adresse e-mail de la comptabilité lors de l’envoi d’une facture.
