Hoe kan ik een nieuwe communicatietemplate aanmaken?

Hoe kan ik een nieuwe communicatietemplate aanmaken?


Bij de start van het gebruik van Cavalato zijn er standaard enkele templates aangemaakt die je kan gebruiken bij het versturen van een communicatie. Graag iets aanpassen of een template toevoegen? We leggen je in dit artikel uit hoe dit in zijn werk gaat.




Hoe kan ik een nieuwe communicatietemplate aanmaken?


In dit artikel tonen we je hoe je een nieuwe communicatietemplate kan aanmaken of een reeds bestaande communicatietemplate kan wijzen. Kijk je even mee?

De templates kan je terugvinden door in Cavalato naar "Systeem" - "Communicatie" te gaan.

Op deze pagina zal je een overzicht terugvinden van de reeds aangemaakte templates. Iets wijzigen? Klik dan op de gewenste template.

We bieden ook de mogelijkheid om zelf extra templates aan te maken. Je kan een nieuwe template aanmaken door op de knop 'Nieuw' te drukken.

Bij 'Naam' heb je de mogelijkheid om jouw template een benaming te geven. Deze benaming is enkel voor intern gebruik en zal niet zichtbaar zijn voor jouw klant.

Bij 'Context' zal je een dropdownmenu te zien krijgen. Hier kan je aanduiden wanneer de communicatietemplate weergegeven mag worden. Kies je bijvoorbeeld voor 'Dossier' dan zal de template enkel zichtbaar zijn als je een communicatie verstuurt via het dossier. Verstuur je bijvoorbeeld een communicatie via het facturatiescherm? Dan zal de template niet voorgesteld worden.

Bij 'Titel' kan je het onderwerp van jouw communicatie invoeren. We bieden ook de mogelijkheid om een Franse en Engelse vertaling toe te voegen.

In het onderstaande vak kan je de gewenste tekst invoeren. Je kan in deze tekst ook gebruik maken van tags op bepaalde informatie uit het dossier/ uit de factuur / ... automatisch in te laten vullen.

Achter de blauwe knoppen zitten er tags. Via het dropdown menu kan je de taglijst wijzigen op basis van de tabs in een dossier.

Druk je bijvoorbeeld op de knop 'Radio code' dan zal deze tag automatisch opgehaald en weergegeven worden zoals in onderstaand voorbeeld.

Tip! Wist je dat je ook een uitgebreide taglijst kan terugvinden in onze FAQ? Druk  hier⁠  om meteen naar het juiste artikel te gaan.

De gewenste tekst (en eventueel vertalingen) aangevuld? Dan kan je onderaan nog wat extra configuratie instellen. Bij 'Type' zal er standaard 'Email' ingesteld staan. Je kan hier ook kiezen voor 'sms' indien de template via sms verzonden dient te worden.

Bij 'Relatie' kan je een 'vaste' relatie invoeren. Je kan hier bijvoorbeeld instellen dat de communicatie standaard naar de 'Bestuurder' verzonden moet worden.Gebruik je de template in een dossier dan zal automatisch het e-mailadres/ telefoonnummer van de bestuurder ingeladen worden. Uiteraard kan je dit manueel in het dossier steeds aanpassen indien de communicatie toch naar een andere partij verzonden moet worden.

Verder bieden we nog de optie om een vast CC en/of BCC e-mailadres in te stellen. Op deze manier kan je instellen dat een bepaalde communicatie ook altijd naar het e-mailadres in CC of BCC verzonden zal worden.
Je kan hier bijvoorbeeld het e-mailadres van de boekhouding configureren bij het versturen van een factuur.